POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ASSOCIATION LES AMIS DE CHAMBLY
L’Association Les Amis de Chambly, organisme à but non lucratif dédié à la valorisation du jumelage culturel entre Chambly (Québec) et Chambly (France), s’engage à protéger les renseignements personnels des personnes avec qui elle interagit. La présente politique décrit la façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés, conservés et protégés, conformément aux obligations légales prévues par la Loi 25 du Québec.
Cette politique s’appliquera dès son adoption par le Conseil d’administration.
1. Quels renseignements recueillons-nous?
Dans le cadre de nos activités (échanges culturels, événements, infolettres, adhésions), nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
– Nom, prénom, adresse, courriel, téléphone
– Données relatives à votre participation à nos événements ou voyages
– Informations de paiement pour les cotisations ou activités payantes (ces données sont détruites dès traitement)
– Communications que vous nous adressez (courriels, formulaires, messages)
2. À quelles fins utilisons-nous vos renseignements?
Nous utilisons vos renseignements uniquement dans le cadre de nos activités associatives :
– Pour vous informer de nos événements et projets (par courriel, infolettre ou téléphone)
– Pour gérer votre inscription à nos activités, réunions ou échanges culturels
– Pour vous contacter en tant que membre, partenaire ou famille d’accueil
– Pour assurer la gestion administrative et financière de l’association
3. Consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement explicite ou implicite. Par exemple, en remplissant un formulaire d’inscription ou en communiquant avec nous, vous consentez à ce que nous utilisions vos données dans le cadre des activités décrites. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf si la loi exige la conservation de certaines données.
4. Où et combien de temps vos données sont-elles conservées?
Les renseignements personnels sont conservés :
– Sur des supports sécurisés détenus par le secrétaire ou le trésorier de l’Association
– Ou sur les serveurs de l’hébergeur de notre site web (sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées)
Nous ne conservons vos renseignements que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites, ou selon les exigences légales applicables.
5. Vos droits
Vous avez le droit :
– d’accéder à vos renseignements personnels détenus par l’Association;
– de les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou périmés;
– d’en demander la suppression, sous réserve de nos obligations légales;
– de demander une copie électronique de vos données dans un format courant et structuré (portabilité).
Pour exercer ces droits, communiquez avec la personne responsable (voir section 8).
6. Témoins de connexion (cookies)
Notre site web peut utiliser des témoins (cookies) afin de faciliter votre navigation. Ces témoins ne recueillent aucun renseignement permettant de vous identifier directement. Vous pouvez les désactiver via les paramètres de votre navigateur.
7. En cas d’incident
Tout incident de sécurité impliquant vos renseignements (ex. : vol, perte, accès non autorisé) sera consigné dans un registre confidentiel. Si l’incident présente un risque sérieux pour vous, vous en serez avisé, de même que la Commission d’accès à l’information du Québec.
En cas d’acquisition, de refonte ou de mise en place d’un système technologique impliquant des renseignements personnels, l’Association effectuera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), conformément aux exigences de la Loi 25. Cette évaluation vise à s’assurer que les risques sont identifiés et que des mesures de protection adéquates sont mises en place.
8. Personne responsable
La présidence de l’Association Les Amis de Chambly agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Une autre personne peut être désignée par résolution du conseil d’administration. Pour toute question ou demande relative à cette politique, veuillez nous écrire à l’adresse courriel officielle de l’Association.
9. Adoption
La présente politique est entrée en vigueur à la date de son adoption par le Conseil d’administration, le (date).